外贸成交单子怎么查看数据

什么是外贸成交单子?

外贸成交单子也称为外贸订单,是指企业与海外客户签订的有关出口贸易的书面合同,该合同记录了产品名称、数量、价格、交货时间、支付方式等重要细节信息。外贸成交单子是企业与海外客户正式成交后的重要证据书面文件,可供双方参考和核对。

为什么需要查看外贸成交单子?

企业需要查看外贸成交单子主要有以下几个原因:

1. 根据成交单子来备货和生产,确保产品类型、规格和数量符合客户要求。

2. 根据成交单子安排产品的出库和发运时间,以确保按时交货。

3. 根据成交单子了解产品交付地址和接货要求,为后续的运输和保险工作提供依据。

4. 根据成交单子开具发票、出具报关单等贸易文件,也可根据成交单子应收账款落实。

5. 查看历史成交单子,有利于企业总结客户需求规律,提高产品研发和对接能力。

外贸成交单子查看方式

一般来说,企业可以通过以下几种方式查看外贸成交单子:

查看ERP系统

许多企业采用ERP企业资源规划系统来管理日常工作,外贸成交单子信息也将录入ERP系统中,用户可以登录ERP后端界面查询和查看相关单据。

查看电子文档

部分企业与客户签订电子合同后,可以在服务器或邮箱中查阅单子的电子版。如Word、PDF等格式的文档。

查询电话记录

企业员工与海外客户经常通过电话完成签单,也可以查阅以前电话记录,了解客户当时的需求和要求。

查询邮寄文件

部分客户要求寄送实物成交单,企业可根据日期归档查阅历史打印单据。

外贸成交单子数据查看注重点

查看外贸成交单子时,需要注重以下几点:

1. 查看产品名称、产地、数量是否一致。

2. 查看交付时间、地点、方式是否符合实际安排。

3. 查看报价、结算货币及付款条件是否清晰明了。

4. 查看库存是否充足,以应付订单需求。

5. 查看客户信息是否完整,如联系人、联系方式等。

6. 结合电话记录和其他信息核对重要细节。

总结

可以通过以上几种方式及注重查看细节,企业便可以准确掌握外贸成交单子信息,有利于订单的准确完成和客户关系的维护,为企业对外贸工作提供依据。外贸从业人员要学会重视及时查看成交单子,这是企业日常外贸管理工作的重要组成部分。

外贸成交单子怎么查看数据 常见问答(FQAS)

常见问答

1. 公司没有ERP系统,如何查看外贸成交单子?

没有ERP系统的公司,可以将外贸成交单子打印保存为电子文档或实体复印件,按日期归类编号保存。也可以记录在本子或excel表内,便于查询。

2. 查看单子时如何查找关键信息?

查看单子时,通过关键词搜索产品名称、客户名称等,也可以按日期区间查找。同时注意查看产品规格、价格、交期等重要细节。

3. 查看单子后应如何跟踪进度?

查看单子后,需要记录单子号,定期跟踪生产、备货、发货等进度,及时处理问题,确保按时完成订单。

4. 怎样归类和保存成交单子?

可按年月日归档打印单子,或者设置单独文件目录按客户姓名综合保存以便日后查询。电子单子也要按规则分类存储。

5. 如何解决查询单子过程中遇到的问题?

如果信息不全或难以查询,可以询问有关同事,或联系客户确认订单细节,也可以翻查以前与客户往来的记录与通讯找线索。